Une division du travail entre les unités sous toutes leurs formes :
divisions verticale et horizontale du travail, différence entre opérationnels et fonctionnels, différence entre les niveaux «hiérarchiques », marchandage d’avantages divers…
Une absence de règles, de régulations, de système de management qui induit de façon paradoxale tout à la fois des règlements (pour se protéger) et des communications floues créant de la méfiance et de la suspicion
Un excès de règlements qui tue les règles du jeu d’un côté ; une absence de règles du jeu qui exacerbe l’éclatement des unités detravail, les rivalités entre agents, les tensions entre cadres, des chefs de service (pour une grande part d’entre eux) qui laissent faire et assument rarement leurs rôles et convictions
Une organisation spatiale reflétant « l’esprit » de division et source de dysfonctionnements (un accès aux bâtiments entrainant des problèmes de sécurité et de canalisation des flux visiteurs ; une configuration spatiale et technique du bâtiment principal entraînant des conditions de travail peu satisfaisantes pour de nombreux agents ;
existence de services « éclatés » sur plusieurs étages ; une fonction accueil dispersée et incertaine ; surnombre d’agents dans certains bureaux ; absence de confidentialité pour la réception du public et le classement des dossiers …) conduisant à des conditions de vie au travail problématiques.
Des cadres souvent court-circuités, parfois abandonnés voire désemparés aboutissant à un management par la défiance
Des cadres qui s’identifient plus à leur profession qu’à l’organisation créant une forme de balkanisation
Une difficulté à tous les niveaux, à faire preuve de réactivité, en cas d’urgence [ce comportement dépendant du contexte général du service au quotidien : reconnaissance de la part de la hiérarchie, soutien, respect…] avec une incapacité à faire vite (sauf sur certains dossiers) et le développement de comportements de latence qui peuvent bloquer l’institution.
Le concept de stratégie (pris en terme de sens donné à l’action) perd de sa portée : on est plutôt dans les stratagèmes.
Tous ces termes révèlent une organisation et un fonctionnement éloignés de la rigueur et de la clarté avec une structure et des modes d’action à clarifier et à simplifier.
2. Une fonction RH en déserrance…
Des missions ne correspondant pas aux grades et catégories (une gestion des affectations problématique, une absence de fiches de postes…) créant un véritable problème de reconnaissance
Une gestion administrative des personnels déficiente (retards CAP, règles incertaines de mobilité, absence de bourse de l’emploi…)
Un problème d’énonciation et de respect des règles avec une politique de formation peu soutenue et une professionnalisation incertaine
Un système de notation et d’évaluation contestable et contesté (absence de critères clairement énoncés, absence d’harmonisation…)
créant un véritable problème d’équité et des blessures d’injustice
Une durée du travail illégale et des horaires inadaptés (au besoin des services, des agents et du public) source de manque de
flexibilités
Une problématique de l’hygiène et de la sécurité ignorée (absence de fiche de risque, de rapport annuel de prévention) ; des conditions de travail largement ignorées ; une absence ou un sous dimensionnement d’ACMO et ACFI…
Des risques mal ou peu pris en considération
Cette absence de gestion a conduit à une organisation endogame et un fonctionnement peu transparent avec une fonction RH à relégitimer et à renforcer.
3. Des questions d’organisation et de fonctionnement à résoudre …
La situation laissée par l’ancienne mandature, en laissant pendante une série de problématiques organisationnelle et managériale, a constitué autant de défis pour la nouvelle mandature, et par là même, de contraintes à lever pour mener non seulement son projet, mais aussi pour remettre en ordre et en dynamique normale de fonctionnement l’ensemble des services régionaux, tant les attentes et besoins du personnel sont importants à combler :
a-Un besoin de transparence, de règles du jeu et de points de repère dans la conduite des projets, les pratiques managériales et organisationnelles
Une culture de l’évitement, du refus du face-à-face
Une opacité dans le fonctionnement et le management des services
Les objectifs de travail ne sont pas clairement définis
Une méconnaissance du « qui fait quoi »
Les missions ne sont pas clairement attribuées
La connaissance des projets majeurs est souvent superficielle, la presse et le « on-dit » sont souvent les moyens d’informations les plus utilisés
Il n’existe ni clarté, ni communication quant au « qui fait quoi »
Une manière de servir très subjective dans les services, absence de clarté des règles,…
Une opacité sur les droits et les devoirs
« On est hypocrite, on ne dit pas les choses qu’elles soient positives
ou négatives »
b- Un besoin de reconnaissance et de justice
Aucun retour aux demandes : frustration, sentiment d’impuissance
Une absence de reconnaissance et de valorisation
Un manque de confiance et d’ouverture
Peu de moyens de se faire entendre
Reconnaissance et soutien sont des mots inconnus
« On donne toujours plus de travail à ceux qui travaillent et moins à ceux qui travaillent peu »
c- Un besoin de responsabilités, d’initiatives et de décisions
Une absence de concertation conduisant à des problèmes au moment de la réalisation concrète
Une déresponsabilisation des cadres intermédiaires et des agents de plus en plus forte
La prise de risques ou d’initiatives est souvent mal vue Un nombre conséquent de « responsables » qui jouent les « chefs » et se
contredisent pour exister
Souvent, les exécutants ne sont pas tenus informés des différentes étapes nécessaires au bon déroulement des opérations
« Le règne du flou et du court-circuit induisent une dilution des responsabilités »
d- Un besoin d’anticipation et de programmation des actions/une priorisation des projets
L’urgence comme règle de fonctionnement
Des changements incessants de priorités
Un manque de réflexion sur les projets ou outils de gestion sans analyse des incidences sur les charges de travail, les modes de
travail et d’organisation, les nouvelles tâches à accomplir, la formation nécessaire, le temps d’appropriation…
La charge de travail est souvent soit surestimée, soit sous-estimée par manque de connaissance des tâches réelles effectuées par les agents
« Celui qui fait ne décide pas, celui qui décide ne fait pas »
e- Un besoin de transversalité, de communication à tous les niveaux, dans les services et entre les services
Une guerre inter-services souvent larvée, parfois manifeste mais difficilement admise (hypocrisie)
Les difficultés de dialogue entre cadres et collaborateurs, une autonomie de certains agents confinant au « laisser-faire »
Une absence de culture de projet partagée
Une absence d’animation globale inter-services
Aucune réunion interservices afin d’exposer les incohérences
Non seulement les agents en poste ne connaissent que rarement les « nouveaux arrivés » dans les autres services, mais beaucoup ne
connaissent pas les fonctions exactes de chacun et même parfois les missions des différents services
La résolution des problèmes se fait le plus souvent entre collègues de même niveau hiérarchique, les réunions de travail à ce niveau sont
quasi inexistantes
Les relations entre services sont le plus souvent construites entre agents de même niveau ou d’affinités communes et qui les ont développées à titre personnel
« Un laisser-aller évident, chacun pour soi »
-Un besoin d’écoute, de dialogue et d’association plus large à la prise de décision
Des problèmes restés sans solution par la voie hiérarchique normale
(Chefs de service et Directeurs) dans un grand nombre de cas
Une information en grande partie descendante
Une absence de points de repères, de lieux d’échange, d’occasions de mutualisation des connaissances
Une écoute quasi inexistante
Aucune explication des priorités et de leurs éventuelles modifications
Des relations avec la hiérarchie de plus en plus conflictuelles
Pas d’écoute du personnel et favoritisme de certains agents au détriment des autres
« On se parle, on ne s’écoute pas, si on écoute (parfois), on n’est pas entendu »
